PR som industri har de senaste åren genomgått massiva förändringar. Idag handlar det inte längre bara om tidningar och pressmeddelanden, grundpelarna som PR idag står för är helt omdefinierade. Men för de företag och entreprenörer som är lyhörda, flexibla och inte rädda för att omfamna den digitala kommunikationen som idag är så viktigt finns det mycket att vinna.
Vad är PR?
Du kanske ofta hör talas om PR i olika sammanhang, och det kan tyckas vara ett något diffust ämne, kanske till och med lite svårt att sätta fingret på. Men det är inte så svårt som det verkar, PR står för public relations och är något många företag ägnar sig åt. PR är inget nytt påfund utan har existerat i många år, däremot har sättet att nå ut till publik och media förändrats avsevärt.
En vanlig missuppfattning är att PR innebär annonsering i tidningar, på hemsidor eller i TV. Men faktum är att PR handlar om något helt annat, nämligen hur man skapar uppmärksamhet så journalister ska kunna rapportera om företaget för tittare eller läsare. Så det är med andra ord en slags indirekt marknadsföring för att kunna nå ut med reklam utan att behöva betala för annonsutrymmen eller reklamtid.
Framtiden ligger i digitala medier
Idag är det en självklarhet för många människor att använda sig utav digitala medier i sin kommunikation. Det kan till exempel handla om sociala nätverk i form av Facebook eller Twitter till andra sorters plattformar. Man är helt enkelt mycket mer ansluten idag och människor har stenhård koll på aktuella händelser i form av nyheter, uppdateringar och flöden. Men denna medvetenhet och kommunikation förändrar också förutsättningarna för hur nyheter och debatter utvecklar sig. Man kan idag se pressmeddelanden eller notiser sprida sig blixtsnabb och viralt i den sociala sfären genom att människor delar och skickar runt dem.
Att förhålla sig till denna utveckling och vad den innebär kan vara svårt och lite ovant, för ofta utvecklas nämligen PR efter läsarnas, tittarnas eller lyssnarnas behov – och inte tvärt om. Det är helt enkelt stora förändringar som vi upplever, och om du fortsätter läsa får du reda på de viktigaste.
Opinionsledarens viktigaste verktyg
Många nya opinionsledare idag slår igenom främst via sin kommunikation genom digitala kanaler. Det kan till exempel vara forum, bloggar eller sociala nätverk. Dessutom så kan opinionsledare som tidigare bara utnyttjat de traditionella kanalerna för PR stärka sin bild genom att nyttja de digitala.
Blixtsnabb spridning
Eftersom alla människor är så pass anslutna och vill hålla sig à jour så förändrar det också spelreglerna för hur en nyhet sprids. Idag sprids ofta nyheter som väcker debatt eller andra åsikter otroligt snabbt och uppmärksamheten som det genererar är väldigt intensiv. Så när företaget råkar ut för allvarliga kriser är det mycket viktigt att tidigt kunna släcka branden genom att nå ut på ett effektivt och snabbt sätt i de digitala medierna.
Mobiltelefonen – fångar alltid ögonblicket
Nästan alla människor har nu för tiden en smartphone med avancerade funktioner i form av kamera, röst- och ljudupptagning samt en lång rad andra specifikationer. Detta innebär att betydelsefulla händelser så gott som alltid blir dokumenterade på film eller foto, antingen utav journalister eller allmänheten.
Fler källor för information
Massmedier har alltid haft en stor betydelse för informationsspridningen och fortsätter att ha det än idag. Men detta tar inte bort det faktum att profiler och karaktärer inom digitala medier ofta kompletterar och fyller ett behov som inte massmedierna täcker. Infallsvinklarna kan vara mer personliga eller ha en särskild agenda som inte skulle fungera så bra i de traditionella massmedierna som man så länge varit van vid. Som företag innebär detta att ens medierelationer idag tenderar att sträcka sig utanför massmedier och istället inrikta sig på kontakt med journalister eller profiler som har stor genomslagskraft i exempelvis sociala medier. Människor hämtar idag inte all sin information eller bygger sina åsikter bara genom tidningar och TV, rösterna inom digitala medier är minst lika starka och de bör inte ignoreras.
Nå ut med pressmaterial enklare
Genom att distribuera fotografier, pressreleaser, ekonomiska rapporter, föreläsningar etc. digitalt så blir man som företag också mer tillgänglig. Det finns idag flertalet olika plattformar som förenklar kommunikationen mellan företag och journalister genom smidiga verktyg för exempelvis pressreleaser och informationsspridning. Det kan till exempel handla om automatiska mailutskick, lättläst struktur eller möjligheten att ladda ner och spara nyheten på sin dator. Med andra ord så innebär det att materialet kan återbesökas, delas och läsas oavsett vart man är – så länge man har en mobil, surfplatta eller dator.
Information i olika former
Som journalist är det viktigt att kunna sålla ut vad som är relevant eller inte, en självklar egenskap är också att kunna finna och hitta intressanta händelser eller scoop som kan förmedlas till läsare eller tittare. Eftersom det idag finns otroligt många sätt att nå ut till allmänheten så kommer också informationen fram via fler sätt och vägar än någonsin tidigare. Idag hittar många människor exempelvis nyheter och debatter via de mycket populära bloggarna som finns, och författarna bakom dessa bloggar är ofta mycket kända och populära. Som företag kan det vara väldigt strategiskt och användbart att kolla närmare på dessa kanaler, för det banar nämligen vägen för ”ringar på vattnet”. Om en populär bloggare med genomslagskraft skriver om en händelse, produkt eller nyhet så efterföljs detta ofta utav andra bloggare inom samma intresseområde. Detta i sin tur genererar ett mervärde i form av delningar och spridning på sociala nätverk, forum eller andra kanaler – en slags dominoeffekt helt enkelt!
Många olika verktyg & plattformar
Goda möjligheter till uppkoppling via exempelvis mobiltelefoner eller surfplattor i kombination med flertalet olika plattformar skapar optimala grundförutsättningar. Möjligheterna för vad som är möjligt ökar radikalt, och företag har i dag en rad olika alternativ hur de väljer att se och höras.
Automatiserad bevakning av världsläget
Att ha en god och bred bevakning utav omvärlden i digitala kanaler är viktigt. Ofta så dyker åsikter eller inlägg om företag upp på en rad olika håll och det kan vara svårt att sålla ut samt hitta dessa manuellt. Men lyckligtvis finns det idag en rad olika verktyg i ledet som hjälper dig att identifiera och nå källan. Dessa verktyg skapar förutsättningar så att företag snabbt och användarvänligt får notiser när man blir omnämnd på bloggar, forum eller andra plattformar – ett exempel på ett sådant verktyg är bland annat Twitter Search. Genom att använda dessa verktyg ökar man alltså medvetenheten om hur människor och publiken uppfattar ens företag och reagerar på dess nyheter eller förändringar.
Men nyhetsvärdet då?
De områden som du läst om ovan är bara en genomgång utav de verktyg och plattformar som idag finns samt hur människor förhåller sig till dem. Men bara för att vägarna att kommunicera har förändrats och flyttats över till den digitala världen så har inte grunderna för PR ändrats. Att ha kontakt med journalister kräver vissa förhållningssätt, och nedan så går vi igenom några viktiga punkter och förordningar man i företagets PR arbete bör ha med i beaktning.
Placera inte alla ägg i samma korg
Det är lätt att fastna i gamla hjulspår och traditioner, och som företag så kan man ibland vara lite begränsad i vilka massmedier som man värdesätter. Att arbeta med sociala medier, lokala tidningar och försöka synas i plattformar som påverkas av publiken snarare än ett förlag kan vara mycket effektivt. Visst, att få sitt företag omskrivet i Dagens industri är givetvis stort och kan vara prestigefyllt. Men du bör sträcka dig utanför din bekväma zon för att lägga ner tid på att nå ut till andra typer utav kanaler och medier.
Skaka hand med publiken
Om du lever dig in i rollen som journalist så blir det också mycket enklare att försäkra sig om att företaget du arbetar för exponeras positivt i massmedia. För det är nämligen publiken som styr i vilken riktning som journalister rapporterar nyheter, så att öka din förståelse för publiken du vill nå ut till banar också förutsättningar för journalister att skriva om dig. Till exempel så är det kanske mer lämpligt för ett företag inom IT-branschen att figurera i medier och tidningar som rapporterar om just händelser där, jämfört med medier som täcker heminredning och recept. Så med andra ord bör du skaka hand med din publik och lära känna dem, var lyhörd om vilka trender som finns och vilka sorters ämnen eller debatter som blir populära. På så sätt ökar du också oddsen att företaget du arbetar åt ska bli uppmärksammat av journalister som är aktiva inom samma sfär.
Ägna dig åt allmännytta
Människor är alltid intresserade av att ta del utav ny och viktig information om deras intresseområden. Ett bra exempel är bland annat undersökningar som ofta får stor exponering och spridning. Så om du genomför en undersökning som kan vara av intresse för din målgrupp så kan du också bli uppmärksammad av journalister, bloggare och andra profiler som sprider hjälper till att sprida den.
Skapa en profil som folk uppskattar
Att välja ut personen som ska vara företagets ansikte utåt kan vara en svår uppgift. Men att ha en karismatisk och glad person som samtidigt har ett brinnande intresse för området är någon som journalister gladligen intervjuar. Artiklar eller notiser blir ofta mer positivt inställda om personen som författaren intervjuar är tillmötesgående och ödmjuk.
Nyttja plattformar för pressmeddelanden
Som tidigare nämnt i texten så är det mycket viktigt att kunna använda sig utav den nya teknologin som idag erbjuds. Att ha ett pressrum på ditt företags hemsida kan vara en mycket viktig del i det arbetet – där ska du kunna distribuera aktuella pressreleaser och händelser på ett användarvänligt och överskådligt vis. Idag finns det dessutom massvis med online baserade tjänster som underlättar kommunikationen med press och media, MyNewsDesk är ett utmärkt exempel på en sådan tjänst som idag är mycket populär.
Utse pressansvariga
Du bör måla upp en intern policy kring hur företaget ska hantera kontakt med press och massmedier. Utse därför en eller flera personer som folk kan vända sig till i första hand vid frågor, intervjuer eller kommentarer. På så sätt undviker du att det sprids otydliga och dubbla budskap från företaget, och journalister får ett mer personligt bemötande om de alltid får tala med samma individer eller ansvariga. En annan mycket viktig punkt är att de anställda ska få reda på händelser som påverkar dem i första hand från själva företaget de jobbar åt och inte från massmedia – därför är den interna informationsspridningen på exempelvis intranät och mail minst lika viktig som den externa gentemot journalister.
Strukturera PR-arbetet – skriv ner!
PR kan tyckas vara en svår uppgift, för hur ska man förhålla sig till allting och hur ska man lyckas nå ut till publiken? Men faktum är att det inte alls är så svårt, det viktiga är att låta arbetet ta sin tid och att ha tålamod. För Rom byggdes som bekant inte på en dag, och detsamma gäller ditt företags exponering och PR-arbete. Därför är det viktigt att inte ge upp så fort, efter ett tag så kommer det lossna och när du väl har blivit varm i kläderna så är också PR-arbetet en naturlig del av företagets exponering och sätt att nå publiken på. Men för att du ska lyckas med det är det viktigt att du i ett tidigt skede skapar en handlingsplan för ditt företags PR och hur ni ska lyckas uppnå resultat med arbetet.
Det kan exempelvis handla om att skriva ner vilken målgrupp man vill nå ut till, vilka kommunikationsmedel man ska använda sig utav för att lyckas samt vilka som ska göra det. Alla som på något sätt är involverade i PR-arbetet ska också ha klart för sig vilka mål som ska försökas uppnå, på så sätt har man något konkret att sträva efter och arbeta mot. Var också noggrann med att kontinuerligt följa upp arbetet med företags PR, det kan till exempel handla om att analysera besökare, trender, antalet uppmärksammade fall i massmedia eller andra parametrar. Detta är mycket viktigt att göra, för på så sätt sållar man också ut vilka metoder som fungerar bra respektive mindre bra. Uppföljning är alltså en del av att effektivisera och förbättra sin PR-taktik, och du bör använda den som spjutspets mot de resultat ni vill uppnå.
Ögon och öron öppna
All typ av information får idag spridning snabbt över internet. Men digitala medier diskriminerar inte och detta innebär att även negativ publicitet lika snabbt kan få spridning. Därför är det också extra viktigt att man är särskilt lyhörd och vaksam, helt enkelt bli medveten om vad som skrivs om företaget på forum, bloggar och communities. Men akta dig för att tappa temperamentet och bli arg, för negativa omdömen och negativ PR har alltid funnits och kommer alltid finnas. Undvik i att ge dig in med dina privata och personliga åsikter i diskussioner eller kommentarer på nätet som är relaterat kring företaget du jobbar för, det kan vara farligt och ibland förvärra situationen. Men detta fungerar också åt båda hållen, och förhoppningsvis så ska inte företaget du arbetar åt hela tiden få utstå negativ publicitet. Genom att hela tiden hålla sig uppdaterad om vad som skrivs om företaget runt om på internet så kan man få mycket användbar feedback och nya idéer.
Se också till att lyssna på din publik, engagerade kunder och konsumenter som skriver positivt om ditt företag har naturligtvis åsikter vid nyheter, ta därför deras intryck och betraktelser på allvar. För vinden kan vända och om du inte är observant så kan samma personer också bli negativt inställda om de känner att deras röster blir ignorerade. Det är alltså väldigt viktigt att försöka hålla en nyanserad och balanserad attityd mot det man läser om företag på internet, samtidigt som man försöker dra nytta utav det.
Var förbered på det värsta
Att ha tydliga ansvarsfördelningar och en genomarbetat plan är mycket viktigt. För situationer och händelser kan uppstå som påverkar företagets publicitet på ett negativt sätt, och hur man hanterar dessa är A och O. I november 2012 så drabbades många samhällskritiska organ utav totalt IT-haveri, här inkluderas bland annat apoteket, flertalet sjukhus och många andra viktiga funktioner. Orsaken var att IT-leverantörens datacenter upplevde stora driftstörningar och under ett par kritiska dagar så var flertalet tjänster i samhället ur funktion. Leverantörens sätt att hantera press, massmedia och arga kunder var också nyckeln till hur folk skulle uppfatta olyckan och vilket rykte som leverantören i efterhand skulle få. Men genom att ha tydliga ansvarsfördelningar, kontinuerligt publicera statusuppdateringar på sociala medier och företagets hemsida så kunde allmänheten intensivt följa arbetet med att återfå funktionaliteten i IT-systemen. I slutändan så gick allting bra och idag så är denna IT-leverantör fortfarande bland de största i Sverige, men det hade kunna sett helt annorlunda ut ifall inte företaget hade en strategi för krishantering. Detta är bara ett av många exempel som hjälper till att påpeka vikten av att ha en genomarbetad plan och hög beredskap vid oförutsedda olyckor eller händelser.
Sammanfattning
Förhoppningsvis har en hel del frågor och funderingar nu klarnat för dig. Du bör inte se digitala medier som ett hot, utan snarare bör du hissa seglen och följa med vinden. Att anpassa företagets PR och hantering av journalister, publik och press efter dagens förutsättningar är alltså ett mycket viktigt arbete. Utvecklingen av teknologi och uppkopplingsmöjligheterna kommer inte att stagnera, vilket innebär att det redan nu kan vara smart att se över ditt företags handlingsplan för sin PR. Men alla gör vi snedsteg och misstag, men det är också så vi lär oss – du kommer säkert trampa på en del minor och uppleva motgångar. Men se det inte som en anledning att rygga tillbaka, omfamna istället alla möjligheter och situationer som uppstår och gör det bästa utav det. Lycka till!
